Niezbędne elementy w car policy

16 kwietnia 2013 transport-polska.pl

Na rynku istnieje wiele przedsiębiorstw, których praca związana jest z transportem. Często o ich dochodach decyduje liczba posiadanych aut, ale nie tylko ona. O tzw. „być albo nie być” decydują również inne czynniki m.in. prowadzona przez nich polityka flotowa

Dla kogo polityka flotowa?

Pod pojęciem polityki flotowej (inaczej car policy) nie kryje się nic innego, jak zasady użytkowania pojazdów firmowych. Posiadanie choć kliku aut wiąże się z dodatkowymi kosztami. Dlatego tak ważna jest stała kontrola kosztów oraz ich optymalizacja. Niezależnie od liczby samochodów we flocie, każda firma powinna mieć jasne zasady regulujące korzystanie z pojazdów służbowych. Pozwoli to w przyszłości uniknąć wielu nieporozumień, ułatwi rozliczanie kosztów oraz systemów nagród i kar. Oprócz tego obiektywne i przejrzyste zasady korzystania z samochodu służbowego, znane wszystkim pracownikom, pomogą zabezpieczyć interesy firmy, a także ograniczyć koszty eksploatacji aut.

Tworząc car policy trzeba mieć na uwadze, że nie jest możliwe stworzenie uniwersalnych zasad, spełniających wymagania różnych firm. To jakie reguły będą obowiązywały zależy przede wszystkim od profilu działalności oraz ich indywidualnych potrzeb. Przygotowując stosowny dokument warto zwrócić uwagę na trzy zasadnicze kwestie: zasady przyznawania aut służbowych, ich użytkowania oraz odpowiedzialności pracownika.

 

Przyznawanie auta służbowego

Przyznając poszczególnym pracownikom samochód można określić m.in. kto ma prawo do jakiego modelu oraz jaki poziom wyposażenia mu przysługuje. W zależności od wielkości czy specyfiki przedsiębiorstwa, w car policy można zawrzeć notatkę zawierającą informację o wymianie pojazdu oraz zasadach obowiązujących w przypadku zmiany stanowiska. Warto także zaznaczyć sposób powierzenia pracownikowi przez pracodawcę pojazdu służbowego, jak również jego przyjęcia. Należy też określić jakie dokumenty powinny zostać sporządzone i podpisane przez pracownika oraz jakie dokumenty auta powinien otrzymać użytkownik. Korzystne jest również wskazanie reguły zwrotu samochodu, a dokładniej mówiąc zasad i norm dotyczących stanu, w jakim auto powinno być zwrócone pracodawcy.

Niezbędne elementy w car policy 

Zasady korzystania

Powierzając pracownikowi auto firmowe konieczne jest ustalenie zasad jego użytkowania, w tym w szczególności praw i obowiązków pracownika. Poszczególne punkty powinny wyjaśniać kwestie dotyczące  np. dokonywania przeglądów samochodu, utrzymania pojazdu w czystości, zgłaszania napraw, wymiany opon, korzystania z zabezpieczeń przeciwkradzieżowych czy też zasad związanych z parkowaniem (np. parking strzeżony, niestrzeżony). Oprócz praw i obowiązków na użytkownik auta mogą zostać nałożone pewne ograniczenia takie jak dzienne, tygodniowe lub miesięczne limity kilometrów, a także ograniczenia terytorialne np. zakaz wyjazdu autem służbowym poza granice województwa. W wielu przypadkach niezbędne jest również ustalenie zasad dotyczących użytkowania auta w celach prywatnych. – W takiej sytuacji narzędziem pomocnym w analizie jest monitoring pojazdów – mówi Małgorzata Słodownik, manager działu handlowego monitoringu pojazdów Flotis.pl. – Monitoring pozwala na wygenerowanie m. in. raportów dotyczących szczegółowych tras pojazdów np. długości trasy czy też raportów dotyczących kosztów użytkowania zawierających na przykład listę faktur z tankowań – dodaje M. Słodownik.

Aby ułatwić pracownikom korzystanie z floty pojazdów warto stworzyć konkretny katalog obowiązków pracownika. Katalog powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące obowiązków np. obowiązek kontroli stanu płynów w samochodzie przynajmniej jeden raz w tygodniu, obowiązek natychmiastowego informowania pracodawcy o każdej usterce samochodu. Pomocne może okazać się również  dołączanie numerów telefonów do dokumentów lub umieszczenie ich w schowku samochodu.

 

Odpowiedzialność pracownika

Oddając do dyspozycji samochód służbowy konieczne jest określenie odpowiedzialności pracownika za powierzone auto. Omawiając tę kwestię warto wspomnieć o najczęściej pojawiającym się zagadnieniu, a mianowicie odpowiedzialności pracownika za wypadek samochodem służbowym. Pracownik ponosi odpowiedzialność wobec pracodawcy za szkodę powstałą w jego mieniu pod warunkiem zaistnienia przewidzianych w kodeksie cywilnych przesłanek tej odpowiedzialności. Sytuacja ta dotyczy również przypadku, gdy pracownikowi zostaje powierzony samochód służbowy z obowiązkiem zwrotu i rozliczenia się. Co ważne, pracodawca będzie mógł rościć wobec pracownika o odszkodowanie za szkodę w samochodzie służbowym w razie zaistnienia materialnej szkody w tym pojeździe (uszkodzenie, ubytek, utrata), a także zaistnienia adekwatnego związku przyczynowego pomiędzy szkodą powstałą w samochodzie służbowym, a zdarzeniem powodującym tę szkodę. Pracodawca może domagać się odszkodowania również w przypadku zaistnienia winy pracownika przy zdarzeniu powodującym szkodę. Warto dodać, że pracownik nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej wobec pracodawcy, jeżeli nie można mu przypisać winy, czyli wtedy gdy szkoda powstała z przyczyn niezależnych od pracownika.

 

A odszkodowanie?

W kwestii odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika należy podkreślić, że w przypadku zaistnienia w samochodzie służbowym szkody, za którą pracownik jest odpowiedzialny (zgodnie z opisanymi wyżej zasadami) to on ponosi za nie pełną odpowiedzialność. W takiej sytuacji pracodawca może żądać od niego pokrycia całej szkody – zarówno strat spowodowanych przez pracownika w samochodzie służbowym, jak i utraconych korzyści. Należy jednak pamiętać, iż możliwość egzekwowania naprawy szkody powstaje pod warunkiem właściwego – zgodnego z przepisami prawa pracy – powierzenia pracownikowi samochodu służbowego stanowiącego własność pracodawcy. Co ważne, zależy to od okoliczności konkretnej sprawy. Warto także podkreślić, że w razie niedochowania przez pracodawcę wymogów co do powierzenia mienia, pracownik będzie w korzystniejszej sytuacji.

 

Źródło: Flotis.pl